ESCOLHA DE SALA DE EVENTOS

Na Organização de Eventos, o cuidado com a escolha dos espaços deve ser extremamente cuidadosa.

Ao seleccionar espaços para eventos é preciso considerar as características que as salas oferecem, em coordenação com os objetivos definidos para o evento. A sala é um dos espaços onde os convidados passam a maior parte do tempo e as condições que oferecem podem prejudicar ou melhorar a produtividade do evento.

Assim, passemos a observar os seguintes itens:

a) Tamanho: ser suficientemente espaçosa para o número de convidados que está previsto participarem no evento, bem como considerar os diversos equipamentos que nela deverão estar instalados;

b) Visibilidade: decorre do ponto anterior uma vez que o espaço deve proporcionar boa visibilidade de todos os ângulos;

c) Iluminação: acautelar a existência de dispositivos que permitam efetuar uma boa gestão, por exemplo, tornando-a mais baixa durante uma apresentação;

d) “Black out”: nomeadamente para projeção é importante que a mesma disponha de materiais que permitam escurecer o espaço;

e) Ventilação: é importantíssimo para o conforto dos convidados e dos colaboradores envolvidos; verificar a localização das saídas de ar condicionado e respectiva localização de mesa de presidência ou púlpito;

f) Acústica: perceber se, do exterior, se escutam ruídos (trânsito, aviões, barulho da sala do lado, proximidade das diversas equipas de suporte…); um bom truque para verificar a acústica do espaço é bater palmas;

 

g) Teto: deve ser suficientemente alto;

h) Tela Central: é um aspecto muito importante uma vez que é aqui que grande parte do tempo as atenções estão centradas;

i) Projetor: actualmente não é “possível” conceber uma sala sem equipamento de projeção; deve ser supervisionado o estado do mesmo;

j) Diversos formatos de sala: capacidade que o espaço oferece nos diversos formatos - em U, em plateia, em escola ou teatro;

l) Capacidade de “breakout”: alugar uma sala grande e várias pequenas - "breakout rooms" – que possibilitando, por exemplo numa grande reunião, com um elevado número de participantes, organizarem-se outros encontros, de menor dimensão, em que se dividem pelas demais salas, os grupos;

m) Zonas adjacentes: zona de recepção de convidados espaçosa e acolhedora, bem como espaços de descanso, sala VIP e “business lounge”.

Até a próxima! Beijos, wix.com/cerimonialpersonnali/cerimonialembelohorizonte www.twitter.com/cerpersonnalite